Zoho CRM: nach Feldern anderer Module filtern

0:00 Zeig mir alle Kontakte, die einer Firma zugeordnet sind, die bei uns Kunde ist, und die unseren Newsletter abonniert haben. Klingt einfach, oder? War es aber bisher leider nicht, weil du in Zoho CRM nur innerhalb eines Moduls filtern konntest. Bis jetzt. Zoho hat gerade die modulübergreifenden Filter ausgerollt, und diese Filter verändern, wie du deine Daten auswerten kannst. Ich bin Thomas von IcosMedia, Zoho Premium Partner, und auf dieses Feature habe ich wirklich schon sehr, sehr lange gewartet. Denn die modulübergreifenden Filter öffnen dir komplett neue Möglichkeiten, die bisher nur über Berichte oder über Deluge-Code umsetzbar waren. Lass mich dir zeigen, was jetzt funktioniert.

0:54 Stell dir vor, du bist im Modul Kontakte und willst filtern. Bisher konntest du nach allem filtern, was im Kontakt gespeichert ist, also zum Beispiel nach Namen, E-Mail, Stadt oder nach Tags. Aber was, wenn du wissen willst, welche Kontakte zu einer Firma gehören, die in der Branche IT ist? Oder welche Kontakte einen offenen Deal über 10.000 Euro haben? Das sind Informationen aus anderen Modulen, aus Firmen und Deals, und genau das ging bisher nicht direkt im Filter. Wir hatten zwar schon die Möglichkeit, nach zugehörigen Modulen zu filtern. Jetzt gibt es aber eine zusätzliche Filtermöglichkeit, die bisher nicht ging. Früher musstest du dafür einen Bericht bauen, eine Deluge-Funktion schreiben oder alles von Hand suchen. Alles umständlich, alles zeitaufwendig. Diese Zeit gehört der Vergangenheit an.

1:52 Und so funktioniert's. Du öffnest den Filter. Du siehst es hier, ich bin im Modul Kontakte. Auf der einen Seite habe ich eingestellt: Die Firma ist nicht leer. Das ist die erste Einstellung, damit wissen wir, welche Kontakte eine Firma haben. Darunter siehst du eine zusätzliche Möglichkeit: Feld hinzufügen. Dort habe ich bei mir ein Feld, das heißt Firmenstatus, und sage: ist gleich Kunde. Jetzt kann ich nach Kontakten suchen, die mit einer Firma verknüpft sind, deren Firmenstatus Kunde ist. Zusätzlich habe ich Newsletter ist ja gewählt. Wenn ich den Filter jetzt anwende, habe ich genau diese Auswahl. Das ist eine Funktion, die es so bisher nicht gab, und sie ist wirklich richtig gut. Denn diesen Filter kannst du nicht nur in der Liste verwenden, wenn du gezielt nach dem einen oder anderen Kontakt suchst.

3:07 Du kannst damit auch Ansichten erstellen, und das macht diese Funktion richtig mächtig. Schauen wir uns das an. Ich lösche den Filter, dann bin ich wieder in all meinen Kontakten. Oben habe ich schon eine neue Ansicht vorbereitet: Kontakte, Newsletter ja und Firmenstatus Kunde. Wenn ich darauf klicke, habe ich dieselbe Liste wie gerade im Filter, jetzt allerdings als Ansicht. Wenn ich auf Bearbeiten gehe, siehst du auf den ersten Blick eine große Veränderung zu früher: Hier stehen jetzt vier Felder nebeneinander statt drei. Wir können direkt auswählen: Wir wollen alle Kontakte sehen, bei den Kontakten nutzen wir als Kriterium das Feld Newsletter, ist ja. Dann nehmen wir das Modul Firmen und sagen: Firmenstatus ist Kunde. Mit diesen beiden Kriterien bekomme ich genau dieselbe Liste. Die Ansicht kann ich, wie du es kennst, mit weiteren Kriterien und Feldern ausbauen und mit meinen Mitarbeitern teilen. Wenn ich sie gespeichert habe, wechsle ich ganz einfach zwischen den Ansichten und komme jederzeit auf diese Ansicht zurück.

4:56 Du kennst vielleicht aus einem meiner letzten Videos die Workqueue, die Arbeitswarteschlange. Du siehst sie hier auf der linken Seite. Mit ihr kann ein Mitarbeiter all das, was heute für ihn wichtig ist, an einer Stelle zusammenziehen. Ich klicke auf Plus, rechts oben auf Warteschlange, und sage, dass ich eine Liste auf Basis der Kontakte erstellen möchte. Hier oben siehst du: basierend auf angepasster Ansicht. Und hier ist unsere Ansicht, Kontakte Newsletter und so weiter. Die Ansicht mit dem modulübergreifenden Filter, also mit Kriterien aus den Modulen Kontakte und Firmen, kann ich jetzt auch in die Warteschlange einfügen. Damit gestaltest du die Arbeitslisten, die täglich zu erledigen sind, so, dass genau die Datensätze herausgefiltert werden, die heute deine Aufmerksamkeit brauchen. Das bietet unserem Vertrieb ganz neue Möglichkeiten, weil wir jetzt, je nach Vertriebsmethode, über die Module hinaus ganz gezielt filtern können.

6:30 Noch ein Punkt: Vielleicht nutzt du Kadenzen. Mit Kadenzen legst du einen Ablauf zum Nachfassen fest. Auch bei Kadenzen kannst du eine Ansicht zugrunde legen, die bestimmt, wann jemand in die Kadenz kommt und dann zum Beispiel mit einer kleinen E-Mail-Serie bearbeitet wird. Auch dafür ist diese Funktion richtig klasse.

7:03 Wenn du jetzt schon erste Ideen entwickelst, wie du die neue Funktion nutzen könntest: Du könntest sie zum Beispiel, wie gerade gezeigt, für eine Newsletter-Kampagne nutzen. Kontakte plus Firma, etwa eine bestimmte Branche, plus Tag Newsletter oder Reiseplanung. Oder: Zeig mir alle Kontakte, die eine offene Verkaufschance in der Phase Verhandlung haben. Oder Upselling: Zeig mir alle Firmen mit einer gewonnenen Verkaufschance, die älter als sechs Monate ist. Oder: Zeig mir Leads von Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, deren Leadquelle die Webseite ist. Wenn du anfängst, über deine eigenen Daten nachzudenken, bekommst du sicher ganz viele Ideen. Wenn du Inspiration brauchst, komm gerne in unsere Workshops. Dort zeigen wir dir, wie du verschiedene Vertriebsmethoden im CRM richtig abbildest und solche Funktionen clever nutzt, damit deine Mitarbeiter mit der Workqueue genau wissen, was sie heute tun sollen. Die Workqueue ist nach wie vor eine meiner Lieblingsfunktionen: Sie zeigt dir nicht nur offene Aufgaben, sondern, wie du gerade gesehen hast, auch spezielle Filter, wie jetzt alle Newsletter-Abonnenten von Firmen, die heute Kunde sind.

8:38 Ich habe noch einen Praxistipp für dich: Bau dir für jede wiederkehrende Aktion eine eigene Ansicht mit modulübergreifenden Filtern, je nachdem, wie du es brauchst. Ob Zielgruppen für Kampagnen, Upselling-Potenziale oder eine Eskalationsliste: einmal aufgesetzt, für dich immer aktuell. Dieses Feature war bei vielen unserer Kunden einer der meistgewünschten Verbesserungsvorschläge. Wir haben für unsere Kunden eine Vorabversion möglich gemacht und in den letzten Wochen gemerkt: Das macht einfach den Unterschied. Wir haben jetzt im System die Möglichkeit, ganz gezielt alle Daten zu bekommen.

9:38 Es macht den Unterschied zwischen „Ich habe Daten im CRM“ und „Ich kann meine Daten im CRM wirklich nutzen“. Daten sind nur so viel wert, wie du sie auswerten kannst, und mit dem modulübergreifenden Filter geht das jetzt direkt und ohne Umwege. Wenn du sagst, das will ich für mein Team einrichten, die richtigen Filter, die richtigen Ansichten, die richtige Workqueue, dann vereinbare ein kostenloses Erstgespräch bei uns. Und denk daran: nicht einfach digitalisieren, richtig digitalisieren.

Abgeschrieben aus dem Video, ohne Füllwörter und leicht geglättet; Abspann gekürzt.